沉淀項目經驗、緊密項目協作、隨時隨地了解項目進展,云盒子企業網盤為造價咨詢企業打造的具備業務價值的項目協作平臺。

造價咨詢企業文檔管理難點


  • 同一個項目文件對不同業務部門的權限不同,文檔卻難以保證只被相關人員看到。

  • 咨詢服務業務地區范圍覆蓋廣,出差家常便飯,公司文件多、體積大,使用移動硬盤空間不足,且易發生損壞,資料訪問不便。

  • 一個項目通常需要3-5年,文檔在外勤與內勤人員主要通過QQ、微信匯報,歷史對話文件易丟失,項目總負責人難以掌控進度。

  • 離職人員將將項目文件帶走或交接導致項目對接不順利。

云盒子企業云盤解決方案

項目文件統一授權管理

  • 云盒子企業網盤支持11級權限設置,咨詢項目負責人對項目組人員按照其分工進行文檔授權。 例如可以在云盒子企業云盤中創建《建筑》、《安裝》、《現場評估》共享文件夾,并為相應職位和相關人員授予不同的訪問權限。當項目技術人員將《地質災害評估》等文件上傳到《評估》文件夾的同時,其他現場評估小組成員都能訪問到該文件,有效減少不必要的文件傳輸過程。另外,文檔授權管理確保了在明確的分工下,文件能得到相應的保護。
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人員離職,文件一鍵交接

  • 云盒子是企業日常文檔協作平臺,每個員工從文件新建、編輯、共享、刪除都在云中進行,日積月累,云盒子企業網盤形成寶貴的數據中心,入職員工可以在云盒子快速獲取豐富的作業經驗,而離職員工無法刪除或帶走屬于這些文件。云盒子支持“一鍵交接”,實現兩個賬號文件、工作組、個人文件的快速交接。
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駐外辦公隨時訪問文件

  • 云盒子企業網盤支持Web/客戶端/移動終端訪問,可以隨時隨地和辦公室實現文件共享和協作。例如當項目駐外技術人員進行跨省市的現場勘查業務,使用手機/pad/筆記本電腦登錄云盒子訪問到最新的資料;利用云盒子工作組發送現場照片,溝通工作;完成的勘察報告直接推送給相關人員。即使異地辦公,也能和辦公室人員進行文檔緊密協作。
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項目文件的推送和流轉

  • 云盒子企業網盤的催辦和工作流功能實現項目文件在不同人員之間的流轉。 文件催辦可以提醒相關人員查看,了解查看進度;工作流程則是自定義節點和人員的文件流轉,例如管理員依據項目情況在云盒子創建《項目咨詢報告工作會簽單》工作流模板,項目接手負責人在云盒子中發起《項目咨詢報告工作會簽單》工作流,根據項目填寫文件、添加相應的項目附件,提交至下一流程節點。走完工作流程文件直接歸檔至原目錄。使用云盒子企業網盤的工作流可以統一管理公司工作任務及內部流程審批。
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項目組成員的文件溝通

  • 云盒子企業網盤內嵌IM模塊,可以替代QQ、微信成為安全、純凈的辦公溝通工具。工作組中的對話和文件永久性保留,利于錯誤產生后進行追責。除此之外,在云盒子上溝通能有效避免閑雜事件對工作的干擾。
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項目情況的了解跟進

  • 過去,項目負責人與駐外技術人員只能通過頻繁的手機溝通,獲取項目進展的詳細信息。現在,項目負責人對項目文件夾設置關注,當技術人員上傳《地質災害評估》等項目文件時,負責人能實時收到云盒子推送的文件動態提醒。項目負責人可根據同步的文件內容來了解項目進展。
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離職賬號異動記錄,文件一鍵交接

  • 造價咨詢項目周期長,因此項目過程成果文件的積累就非常重要,離職人員交接不全或加工項目文件帶走都會對公司造成損失,對于項目人員離職,可以通過賬號活動記錄查看即將離職者是否有異常的文件下載行為,還可以通過離職一鍵交接,將其創建的工作組、個人文件以及被授權的文件快速交接。因所有項目文件都形成歸檔規范,也不用擔心文件交接不全的情況發生。
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